Ledenprogramma Handleiding
(terug naar pagina
"ledenadministratie")
Ledenprogramma Door hierop te klikken kunt u het programma downloaden. Het programma is alleen met een te verkrijgen paswoord te activeren en is alleen beschikbaar voor de bij EHBO Limburg aangesloten verenigingen. Voor het verkrijgen van dat paswoord klikt u hier op webmaster en u krijgt dit paswoord toegezonden. Voorzover aanwezig krijgt u een oud bestand (2005) van uw vereniging meegezonden om te importeren en vervolgens te actualiseren. Heeft u een actueel bestand van uw vereniging dan heeft u dit oud bestand niet nodig en leest u uiteraard dat actuele bestand in.
SUCCES
1. Inleiding
Het EHBO ledenprogramma is een vervolg op de Microsoft Access 97 versie
van de ledenadministratie.
De huidige versie is geprogrammeerd in Visual Basic 6.0 Hiervoor is gekozen
omdat deze programmeertaal veel mogelijkheden biedt om een gebruikersinterface
te programmeren die veel vriendelijker is voor de minder ervaren gebruikers die
verdwalen in de vele mogelijkheden van Microsoft Access. Uiteraard heeft deze
keuze ook een keerzijde voor de ervaren gebruikers: er kunnen minder
geavanceerde functies uitgevoerd worden en er kunnen geen queries en rapporten
worden aangemaakt.
Voor deze gebruiksgroep is er ook goed nieuws, het nieuwe ledenadministratie
programma maakt gebruik van Access 97 bestanden, zodat geavanceerde gebruikers
het leden bestand kunnen bewerken vanuit Access 97 zoals ze dit gewend waren.
Tevens kan het gegevensbestand worden ingelezen in Microsoft Word voor het maken
van mailings en adreslabels.
Het programma is geschreven voor uitvoer naar Laser en InkJet printers. Matrix
printers worden niet ondersteund.
2. Versie 1.08
2.1 Nieuw in versie 1.08
2.2 versie 1.08a (11 maart 2005)
3. Installatie
3.1 Installatie vereisten
De geadviseerde systeemeisen zijn:
3.2 Installatie
Start vanaf CD het setup.exe programma door start->uitvoeren te kiezen. Type
in het scherm “d:\setup.exe”. Indien uw CD-ROM een andere driveletter heeft (E:,
F:) dan vult U deze uiteraard in.
Het setup programma kopieert enkele bestanden waarna het start-scherm van de
installatie verschijnt. Kies in dit scherm OK.
Pas eventueel de bestandenlocatie aan met de knop “Change directory” en druk op
de grote knop met de computer afbeelding.
Kies de standaard programmagroep “EHBO Limburg” of pas deze naam aan
Het programma begint met het kopiëren van de bestanden.
Indien U een oudere Windows versie bezit (Windows 95 / 98) kan het zijn
dat er twee extra schermen verschijnen. Deze twee schermen beginnen met:
Kies in deze schermen OK en start de PC opnieuw op (2e melding). Begin
opnieuw bij het begin van paragraaf 2.2.
Indien de setup goed verlopen is verschijnt een scherm met de melding:
3.3 Het programma verwijderen.
Het ledenprogramma kan alleen verwijderd worden via start ->
Instellingen -> Configuratiescherm -> Software.
4.1 Het programma starten
De ledenadministratie start U via start -> programma’s -> EHBO Limburg -> EHBO
Leden Administratie.
U kunt natuurlijk ook een icoontje op het bureaublad plaatsen.
4.2 Een leden administratie openen.
Om een ledenbestand te openen kiest U in het menu Bestand de optie Openen.
Er verschijnt een venster waarin U een Access 97 bestand (.mdb) kunt selecteren
zoals U dat ook in een pakket als Word of Excel gewend bent. Nadat het bestand
is geladen verschijnt het leden-scherm vergelijkbaar met onderstaande
afbeelding.
In dit scherm kunt U de gegevens wijzigen zoals U dat gewend bent in Access.
M.b.v. de navigatieknoppen (pijltjes) onderin het scherm kunt u respectievelijk
naar het eerste, het vorige, het volgende en het laatste record navigeren.
Tevens kunt U gebruik maken van de PgUp en PgDn toetsen.
De makkelijkste manier om de gegevens van een bepaalde persoon te tonen is via
de ‘ga naar ‘ selectielijst.
Indien U op de pijl van de ‘ga naar’ selectielijst klikt kunt U uit de lijst de
gewenste persoon selecteren.
Om het zoeken te vergemakkelijken kunt U enkele letters intypen waarna de lijst
naar de gezochte persoon springt. Het tabblad overzicht wordt in paragraaf 4.7
besproken.
4.3 Een nieuw bestand maken.
Via het menu bestand, nieuw opent u een nieuw leeg bestand. U dient voordat U
gegevens gaat invoeren een naam aan het bestand te geven. De extensie .mdb wordt
automatisch toegevoegd.
4.4 Een bestand opslaan.
Het leden administratieprogramma werkt als een database. Dit betekent dat alle
wijzigingen worden opgeslagen zodra U het gewijzigde record verlaat (naar een
volgende record gaat etc.). Het bestand op de harde schijf bevat dus altijd alle
wijzigingen. Een bestand opslaan als.. heeft dus geen zin, het bestand is immers
altijd actueel. Een bestand kopiëren kunt U het beste met de verkenner doen, of
een nieuw leeg bestand maken en daarin het te kopiëren bestand importeren.
4.5 Een record toevoegen, verwijderen en bewerken
Met de knop ‘toevoegen’ voegt U een leeg record toe. U springt van veld naar
veld m.b.v. de Tab toets of Shift-Tab toets. Indien U de gegevens ingevuld heeft
kiest U voor de knop ‘opslaan’. Indien U de gegevens niet wilt bewaren
selecteert U de knop ‘annuleren’.
4.6 Werken met het filter.
Het selectie filter biedt U geavanceerde mogelijkheden om een selectie te maken
op basis van verschillende criteria. Het filter start U via het menu Beeld,
Filter instellen.
Indien U een nieuwe selectie wilt maken begint U met de actie ‘Selectie leegmaken’ te selecteren. Klik op de knop ‘filter toepassen’ en de bestaande selectie wordt leeggemaakt. Rechtsonder wordt weergegeven ‘0 van … geselecteerd’.
62 van de 279 leden voldoen aan AL deze criteria
Voorwaarde: Al deze velden dienen bij alle leden ingevuld te zijn !!! controleer dit door een overzicht te af te drukken.
4.7 Het tabblad overzicht.
Het tabblad overzicht geeft alle records weer, of indien het filter ingeschakeld
is de records in de selectie.
U kunt in het overzicht tabblad de volgende handelingen verrichten:
4.8 Afdrukken.
Het afdrukken van bestanden vindt plaats via het menu bestand, afdrukken. Er
zijn 9 beschikbare rapporten:
U kunt van elk rapport alle records afdrukken of alleen de selectie.
De gebruikte eenheden zijn twips, 567 twips = 1 cm dus 1 mm = 57 twips.
5. Geavanceerde opties
5.1 Vervaldatum instellen voor selectie.
Een vervaldatum kan voor een selectie van records worden ingesteld via menu bewerken, vervaldatum instellen. In het scherm kunt U de nieuwe vervaldatum intypen in het dag-maand-jaar formaat of selecteren uit het datum selectie scherm door op de knop (…) te kiezen. In onderstaand scherm kiest U de datum door deze te dubbelklikken Nadat U de datum ingesteld heeft wordt U nogmaals om een bevestiging gevraagd en de vervaldata worden in gesteld voor de geselecteerde leden.
5.2 Een selectie records verwijderen.
Via het menu bewerken, selectie verwijderen kunt U alle records in de selectie verwijderen. Wees voorzichtig met deze opdracht, maak van tevoren eventueel een backup van het databestand.
5.3 Een bestaande administratie importeren.
In uw actuele administratie (of nieuwe, lege administratie) kunt U een ander bestand importeren via het menu bestand, importeren. U kunt de keuze maken tussen een Access bestand (uit dit leden administratie programma of Acces 97) of een text bestand (.csv) waarbij de velden door een komma of puntkomma gescheiden zijn. Dit soort bestanden kunnen door Excel, Davilex, Exact etc gemaakt worden.
De indeling van het .csv bestand dient strikt gehandhaafd te worden. De volgorde van de velden is als volgt:
Indien U een foutmelding krijgt tijdens het importeren is de meest waarschijnlijke oorzaak dat U een komma in een veld heeft gebruikt. De fout bevindt zich in het laatste record wat is geïmporteerd. Herstel de fout met Notepad en lees het bestand opnieuw in.
5.4 Een administratie exporteren.
U kunt Uw administratie exporteren naar een Access bestand of een Excel
bestand (csv indeling) via het menu bestand exporteren. U maakt de keuze voor
Access of Excel in de keuzelijst “opslaan als type”.
In Excel kunt U eventueel kolommen verbergen of van volgorde veranderen.
Indien U voorafgaand aan het exporteren het filter heeft ingeschakeld wordt
alleen de selectie geëxporteerd!
Kiest U voor het exporteren naar een Access bestand (.mdb) dan kunt U aangeven
of U de gegevens wilt toevoegen aan het geselecteerde bestand of dit bestand
wilt overschrijven, waarbij de bestaande gegevens verloren gaan.
Wilt U het bestand niet overschrijven, kies dan annuleren en begin opnieuw.
Voor dit onderdeel verwijzen wij U graag naar de uitgebreide handleiding, waarbij U dit hoofdstuk als leidraad kunt gebruiken.
Let op: Door de vele verschillende versies van Word, Excel en/of Acces (of
andere pakketten) is dit alleen een leidraad.
7. Versie-overzicht en aanpassingen
Aanvullingen en/of wijzigingen van het programma worden hier
vermeld.
Zoals bij elk nieuw programma komen er vragen. Deze verwachten wij ook bij
versie 1.08. De vragen met antwoorden zullen wij hier vermelden.
Mochten er ingrijpende wijziging komen die te downloaden zijn dan zult u ook
deze hier aantreffen.