Een goede ledenadministratie is een van de belangrijkste onderdelen van een vereniging. Voor de leden van EHBO Limburg tevens van belang voor:
Ledenregistratie is dan ook voor beide categorieën van zeer groot belang.
In verband met de uniformiteit heeft de bond in 1995 een leden-programma laten
ontwerpen, waarvan nu versie 1.08 is verschenen. Dat programma is eenvoudig van
opzet, waar ieder vereniging mee kan werken.
Heeft degene die de ledenadministratie van de vereniging verzorgt geen computer
dan is er wellicht binnen de vereniging wel een lid die een computer heeft en de
ledenadministratie van de vereniging wil bijhouden. U moet wel er op toezien dat
elke mutatie en/of nieuwe leden zo snel mogelijk bij de bond worden gemeld.
Het up to date houden van het ledenbestand is een dagelijkse zorg. U kunt
zich voorstellen dat het verwerken van telefonische mutaties, ledenlijsten en
bestanden gemaakt met een ander programma voor het bondsbureau een enorme klus
is, die veel tijd en aandacht vraagt.
Het streven is er dan ook op gericht dat alle verenigingen met dit
ledenprogramma gaan werken.
Van uit dat programma kan men per e-mail of op diskette het bestand doorzenden
naar het bondsbureau. Dat wil zeggen dat op het bondsbureau in een mum van tijd
alle gegevens verwerkt kunnen worden.
Let wel een ledenbestand gemaakt met ons programma. Heeft men een eigen
programma en u zend het bestand in dan is het importeren, als het kan, vaak
zoveel werk dat dit extra tijd vergt. Met andere woorden nog meer extra werk
voor de bondssecretaris.
Leden die niet vermeld staan of met foutieve gegevens vermeld zijn in het
ledenregister van de bond, kunnen geen aanspraak maken op de verzekering.
Dit dient zodanig bij gehouden te worden dat men op elk moment dat men dit wenst
kan beschikken over actuele gegevens.
Ook van belang is dat indien een vereniging door een storing haar bestand
verliest, dit direct opvraagbaar is bij de bond en men op korte termijn weer
hierover kan beschikken.
In mei 2005 is versie 1.08 in gebruik genomen. Deze versie heeft aanmerkelijk
meer mogelijkheden dan voorgaande versies. Het bestuur rekent erop dat de nog
niet gebruikers van het programma op korte termijn hiermee gaan werken. De
verenigingen die reeds met ons programma werken hebben de nieuwe versie op de
bondsjaarvergadering in ontvangst genomen en die er niet waren hebben dit reeds
of krijgen dit spoedig toegezonden.
Dan zijn er een aantal verenigingen die dit programma op de jaarvergadering
hebben ontvangen en er voor de eerste keer mee zijn gaan werken.
De resterende verenigingen zullen benaderd worden en zullen er, indien daaraan
behoefte is, regionale instructie bijeenkomsten worden georganiseerd.
Eigen ledenprogramma
Het kan voorkomen dat men een eigen ledenprogramma heeft. Ons programma is
specifiek voor de EHBO geschreven en moet vooral gezien worden als een
taakverlichting van het bondsbureau. Als men er eenmaal mee werkt dan zal men de
vele mogelijkheden ervan ervaren. Elk nieuw programma heeft een
gewenningsperiode nodig. Daarom even doorzetten.
Wil men desondanks toch met het eigen programma blijven werken dan doet het
hoofdbestuur een vriendelijk toch dringend verzoek om het ledenprogramma van de
bond te installeren. De betreffende vereniging kan dan dat ledenbestand, gemaakt
met een ander programma in het programma van de bond importeren en dan
vervolgens dat bestand doorzenden naar het bondsbureau.
Voor u even wat extra werk, maar bedenk wel dat als de bondssecretaris dit voor
diverse verenigingen moet doen, als zijn het er maar 10, dan tien maal uw tijd
is. Hoe men dit kan doen is te lezen in de op de CD staande handleiding. Dat
bestand dat u uiteindelijk heeft geïmporteerd zend u naar de bondssecretaris.
Verzending per e-mail heeft de voorkeur. Is snel en goedkoop!
Bij het werken met het programma staat een helpdesk ter beschikking. In beginsel kunt u per e-mail alle gewenste informatie en instructies krijgen. Mocht die hulp niet het gewenste resultaat hebben, dan wordt u telefonische hulp geboden.